管理的12个问题-第7章
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IV 分工协作
——管理的组织职能
计划活动明确了组织追求的目标以及实现目标的途径。接下来， 就需要进行有效的分工和协作， 以使每个成员都能发挥自己的能力， 彼此之间形成合力， 从而既有效果又有效率地实现目标。这些活动便是管理的组织职能。
一、组织职能的含义与内容
金刚石和石墨是人们熟悉的两种物质。前者坚硬无比，后者则十分松软。这两种物质都是由碳元素构成的。同种元素构成的两种物质为什么在性质上会有如此大的差异？这种现象其实反映了一个普遍性的规律：无论是自然界还是社会领域，事物的结构
延伸阅读（2）
在很大程度上决定了其功能。
管理的组织活动（organizing） 就是通过建立、维护并不断改进组织结构来实现有效的分工和协作的过程。
分工与协作，是管理的组织职能的两大主题。个人能力有限，力量单薄，为了达到某种目的，就必须进行协作。因此，必须清楚各自扮演的角色，明确所起的作用。这又意味着，要进行有效的分工。人类正是通过这种分工和合作来完成集体活动的共同目
的或目标的。
有效的分工与协作是在一定的组织结构的基础上进行的。组织结构就是划分、组合和协调人们的活动和任务的一种正式的框架。组织结构体现了组织各部分的排列顺序、空间位置、聚集状态、联系方式和相互关系。组织结构就像是人的骨架，206 块骨头组成的骨架在人体中起着支撑、保护的作用，正是在这一骨架中，消化、呼吸、循环等系统才能发挥正常的生理功能。一个设计合理的组织结构有助于明确每个人所承担的任务及应当取得的成果，排除了由于分工不明确所造成的障碍和混乱，使得人们的努力形成了指向共同目标的合力。
管理中的组织工作的逻辑颇像盖一座大厦：
● 制作组织大厦的构件——职位设计
● 建造大楼的框架——划分部门
● 通水、通气、通电——职权配置
● 内部装修、整修——整合协调
● 住房分配——人员配备
● 翻修——组织变革
上述主题可以归纳为两大问题，即：
（1）“我”当如何工作？
（2）“我们”当如何工作？
前者涉及组织中职位设计方面的问题，后者则是关于如何构造有效的组织结构方面的问题。
二、“我”当如何工作？
——职位设计
组织中的职位构成了组织大厦的基本构件，也就是说，组织结构是用职位垒起来的。职位设计的方式影响着人们的工作效率，影响着人们能否最大限度地发挥自己的潜能，也影响着人们是享受工作的乐趣还是忍受工作的折磨。
现实中，有些职位是常规性的、经常重复的，有些则是非常规性的。有些职位要求广泛多样的技能，另一些只要求范围狭窄的技能。有些职位规定了非常严格的程序，另一些则具有相当的自由度。总而言之，职位因任务组合的方式不同而异，而这些不同的组合则形成了多种职位设计方案。如果把组织的活动看做一场戏剧的话，这些职位就相当于戏剧中的各种角色。这场戏是喜是悲，是起伏跌宕还是索然无味，很大程度上取决于这些角色的安排。
在确定职位工作内容时，要考虑两方面的因素，一是工作的效率；二是人员的满足。通过平衡这两方面因素的要求，来确定职位的合理广度与深度。
一个有意义的职位应满足以下几个特征：
（1）具有明确的任务或职责；
（2）具有明确的、可验证的目标；
（3）具有明确的职权，以使占据该职位的人员有可能实现其目标。
专业化分工与职位设计
工业革命以来的200 多年中，大部分时间都是按照专业化分工的原则来设计职位。职位设计与劳动分工、工作专业化意义相同，组织中的工作被设计得尽可能简单、单纯、易做。普遍认为，专业化分工程度越高，工作效率也就越高。在这种思路的驱动下，现代社会成为了一个高度专业化分工的社会。图Ⅳ—1 反映了早期人们对于专业化分工和效率之间的这种关系的认识。
延伸阅读（3）
亚当？斯密曾这样描述一家别针制造厂的劳动分工情形：
一个人抽钢丝，另一人拉直，第三个切割，第四个削尖，第五人打磨顶部以便接上头部；而头部的制作又需要两三项单独的作业；接上头部又是另一项作业。如此将别针的制造划分为各种独特的、专业化的操作，分别由专门的人员来承担，使得劳动生产率比传统的方式（即一个人从头到尾负责制作整根别针）提高了200多倍。
专业化分工为什么能够提高效率呢？其理由包括：有利于提高人员的工作熟练程度，有利于减少因工作变换而损失的时间，有利于使用专用设备和减少人员培训的要求，以及扩大了劳动者的来源和降低劳动成本等。
时至今日，大量的工作仍然是在按照专业化分工的原则进行。生产工人在流水线上从事简单、重复的工作，办公室职员坐在计算机前从事范围狭窄的、标准化的任务，甚至护士、会计及许多其他的职业性工作都是按照同样的原则组织起来的。
但是，人们后来发现，原先对这个规律的认识有点局限、片面，只看到了前半截，却没看到后边还拖着个尾巴（见图Ⅳ—2）。这意味着，当分工程度超过了某个点之后，曲线会往下走，这意味着效率不升反降。
其原因在于，工作分得过细之后，随之而来的枯燥、单调、乏味，造成了对人们生理、心理的伤害，导致人们的厌烦和不满。另外，工作分得过细，协调的成本超过了分工带来的好处。
在这种过度专业化分工的情况下，工作成为了一种必要的恶，成为了不得已而为之的事情。喜剧大师卓别林在其经典影片《摩登时代》中对此有着绝妙的诠释。卓别林扮演生产线上一个拧螺丝的工人，日复一日、年复一年，成千上万次的重复使这个工人
下班回家后拧螺丝的动作都停不下来。
因此，在职位设计方面，早期基本上是致力于通过提高专业化和分工的程度来获得规模经济和高效率，后期的努力则转向了如何克服由于过度的专业化和分工而产生的各种弊端。这方面的具体做法包括职位扩大化、职位轮换和职位丰富化等。
职位扩大化是为了克服分工过细、工作过于狭窄的弊端而提出的一种职位设计思想。它主张通过合并若干狭窄的活动来扩大工作的广度和范围。以装配收音机为例，原先每个人只负责一两项简单的操作，如将某个电容器插在焊孔上，现在改由每个员工装配一个部件甚至整台收音机。这样在一定程度上拓宽了职位的内容，降低了工作的单调程度。
职位轮换是让员工定期从一项工作更换到另一项工作。如仓库的工人可以在卸货、出货、记录、盘点等多项职位上定期轮换。这样有利于促进员工技能的多样化，一定程度上减轻了工作的单调和枯燥的感觉。
职位丰富化是指从纵向充实和丰富工作内容，从增加员工对工作的自主性和责任心的角度，使其体验工作的内在意义、挑战性和成就感。通常情况下，由管理者来决定工作的内容和工作的方法，而一般人员只需俯首听命即可。职位丰富化设计，就是要将部分管理权限下放给下级人员，使其在一定程度上自主决定工作的内容、方法、进度等。
职位特征模型与激励潜力分数
职位特征模型对于设计职位颇有指导意义。根据这一模型，可以采用一个称为激励潜力分数（MPS）的单一指标来衡量一个职位的激励程度：
延伸阅读（4）
MPS=［（技能多样性＋任务完整性＋任务重要性）÷3］×自主性×反馈
MPS 分别对应着三个英文词，M 是激励，P 是潜力，S 是分数。这相当于构造了一个尺子或者一个仪表，可以用来衡量各种职位。以MPS 指标衡量，如果得分比较高，就认为这是一个好职位，意味着该职位本身对人们具有较高的激励程度，让人感到快乐，感到乐趣，人们愿意爱岗敬业，人们在工作中更容易得到成长和发展；得分比较低，则意味着工作相对枯燥、无味、单调。MPS 得分的高低取决于公式中的五项因素。
总的来说，技能多样性、任务完整性和任务重要性这三项决定了工作的意义。如果一个职位具有这三个特征，就可以预期职位的担任者会将其工作视为重要和有价值的。拥有自主性的职位会给任职者带来对于工作结果的责任感，反馈则能够使其了解自己的工作绩效。MPS 得分较高的职位将对人们的动机、绩效和满意感产生积极的影响。
这个模型对于我们的启发在于，当把上述要素融入工作的设计中，即使看不到那些外在的有形的管理，工作本身就足以驱动人们爱岗敬业，把事情做好。
根据职位特征模型，组织可以采取以下五个方面的策略以实现MPS 得分的提高：
（1）形成自然的工作单位，使工作具有完整性； （2）归并任务，将现有的过细分割的任务组合起来，形成一项新的内容丰富的职位，从而提高技能多样性和任务完整性；
（3）建立客户联系，以有助于增加技能多样性、自主性和绩效反馈；
（4）纵向扩展职位，缩小计划、实施和控制之间的距离，增大员工的自主性；
（5）开通反馈渠道，有助于员工了解其工作做得如何，有无改善。
沃尔沃公司在20世纪80年代面临员工流失率过高的挑战。当时，它面临一个契机，就是要上一个新的总装厂。汽车总装厂在全世界都一样，都是典型的流水线方式。但是，沃尔沃在建设这个新厂的时候，废除了传统的流水线方式，采取了一种前所未有的做法，搞了一个大圆盘，称之为工作站（work station）。每个大圆盘由一个自主管理的小团队——七八个人由始至终装配汽车。通过采取这种方式，员工的流失率居然降低了。可以看出，这种新的方式与传统的流水线方式相比，其MPS大大提高。
需要指出的是，上述职位特征模型有其适用范围。挑战性、成就感、责任感、对工作意义的追求等在人的心理需要层次中，属于较高层次的需要。所以当面对一个需要层次相对较低的群体时，就不太适宜以这个模型作指导。也就是说，上述结论受到了个人成长需要强度，即对自尊和自我实现的需要强度的中和与调整。面对MPS 得分较高的职位，具有高度成长需要的员工在心理状态上要比那些只有低度成长需要的员工有更高程度的体验。
职位特征模型与孔子的观点有暗合之处。《论语》中有这样两句话， “知之者不如好之者，好之者不如乐之者”。也就是说，把工作做好的最高境界，是人们乐在其中的境界。这个道理孔子说得比较抽象，而管理理论则把它变得更具体，更具有操作性。
三、“我们”当如何工作？
——建立组织结构
组织结构反映了组织的各个组成部分之间的相互联系和相互作用，它是人们进行合作的依托，是实现组织目标的框架或体制。 电子书 分享网站
延伸阅读（5）
管理宽度与部门化
将职位按照一定的逻辑组合起来，形成能够管理的单位或者部门，称为划分部门，或者叫部门化。这就像盖大楼时，要把各种各样的预制件构造成一定的框架一样。
部门是指组织中管理者为完成规定的任务有权管辖的一个特定的领域，它在不同的组织中有着不同的称呼，如企业中的分厂、车间、工段，军队中的师、团、营、连，政府中的部、局、处、科等。
如果一个机构的最高领导者是万能的，是否还需要借助部门来管理？答案是显然的，如果真有一个万能的领导者的话，组织中的各种部门将成为不必要的。因为万能意味着这个人可以洞察一切，有无穷的精力、时间和能力，可以同时和无数的人打交道，可以监督所有的事情，等等。但是，或许除了上帝，没有人能够万能。
现实世界中的管理者能够有效地直接指挥的人数是有限的。这一人数的限度叫做管理宽度，也称为管理跨度、管理幅度、控制幅度、控制跨度。正是由于管理宽度的存在，组织的规模达到一定程度以后，就产生了部门划分的必要性。当管理者的工作量超出了一个人的能力限�
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