沈夫人致后辈书-第9章
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我笑道：“已经让司机开过去了。夫人说中午要订餐厅，让我把车叫过去了。”会长也笑了：“咱媳妇变了不少呢，呵呵。”
夫人和我，既是上司的夫人，又是丈夫的朋友，关系可谓真不一般，而我们的友情，也是格外深厚。夫人一般还是叫我“沈夫人”，当她偶尔来公司的时候，我们便会在一起谈论起谁的孙子又长高啦之类的主妇话题。夫人比我小七岁，但也许是因为她当了这么多年的大家庭的长儿媳妇，在待人接物、照顾人方面都看不出与我有什么差距，言谈举止非常得体。
我干秘书干久了之后，与会长的家人们的关系也变得越来越亲密起来。丈夫还在世的时候，我们经常和他们夫妻二人一起吃晚饭。从个人的角度来说，因为会长是丈夫的好朋友，所以我对会长的家人也是格外关心。对于会长家的三个儿子，我也是看着他们长大、上学、结婚的。
虽然职场是工作的地方，但在职场内只埋头工作也是不可能的。特别是秘书，经常需要参与一些业务之外的活动。这些业务之外的活动，有时候比起业务本身还要重要。业务之外的活动一般都是一些私事。有可能是陪上司去玩，也可能是上司家里的一些事情。对于这些事情，秘书应该欣然接受。虽然秘书应该遵守公私分明的原则，但有的时候也是需要变通的，不然就不算一个称职的秘书。
私事的忙，一定要帮
有一个故事是关于从前一个在市政府担任要职的课长的。据说虽然市长已经换了好几任，但那个课长的位子却一直不曾受到影响。其他人对此就很不解，因为这个课长无论是从能力还是资历上来看都相当一般，但不知为什么却总能保住自己的位子。
秘诀其实很简单。课长的夫人，不仅性格很好，还做得一手好菜。每次新市长一上任，课长夫人就能很快与市长夫人成为好姐妹。于是乎，但凡市长在家中设宴，总少不了要请课长夫人前去帮忙。
在这个公私分明的时代，这个故事可能会与现在的世俗观念格格不入。然而在旧时，这样的事情是司空见惯的。比如，过节的时候，大家都会到CEO的家里去祝贺、拜年，以此来增进两家人的关系。虽然到了现代社会，这种风俗已经渐渐消失了，但在韩国社会，这些礼尚往来的活动的作用，却不可小觑。
如果上司让你帮他做一些私事，当秘书的应该欣然接受。特别是，当这件事是上司家人的事情的时候，不应推托。上司能让秘书参与到自己家里的事情，说明他非常信任你。你应该将这件事当作进一步获取信任的好机会，好好把握。
要把上司的事情，当作自己的事情来处理——这里的“上司的事情”，包括上司家人的事情。要努力和上司的家人搞好关系，协助忙碌的上司照顾好家人，这样的话，上司对你的信赖也会越来越深的。
……
安排整理乃是为上司挤出更多时间的重要技能
这些资料的整理、归纳、传达、回复，需要做得又快又好。在这种情况下，如果不具备将那些没什么用处或者没什么价值的资料筛选排除的能力，我和会长估计早就累趴下了。
“安排整理”也是一种能力——即统筹能力。整理能力，不是手艺活，而是脑力活。要想把“安排整理”做好，就需要具备判断哪些事情重要、哪些事情不重要的能力。
要想解决问题，就需要能够抛开不重要的分支，直面问题的核心，这样的能力便是“整理能力”。不具备这种能力的人，办事的时候总是不能把握重点，而在不必要的细节上耗费大量的时间和精力。
整理能力的关键是判断力
为了更充分地利用时间，统筹能力是必不可少的。要想达到既有资源的最合理利用，就需要把所有的设备、资料都准备好，随时待命。比如文件，如果事先没有整理好，东扔西扔，那么到需要用的时候往往会找来找去找不着——这乃是时间浪费的元凶。
要养成一个习惯，处理重要的事情时，要经常清除不必要的相关文件、资料，这样等你想找需要的资料时，才能够立刻找到。不用的资料，赶紧拿出来，扔掉或是放进碎纸机。
打开有的人的抽屉，会发现里面乱得一团糟，重要的东西和杂物揉在一堆，根本分不清楚。而有的人，抽屉总是整理得井然有序，需要用什么东西的时候，一打开抽屉就能找着。平时多花点时间来整理，关键时刻便可以少费点时间手忙脚乱。
从一个人的抽屉就可以看出他的其他东西的状态。抽屉里脏兮兮的人，他的口袋里、提包里、桌子、西服也一定是脏兮兮的。
相反，抽屉整理得井井有条的人，他生活的其他方面也一定是井然有序的。无论是书桌还是抽屉，一定都整理得干干净净、像模像样——从这些，也可以看出他是一个有魄力、有判断力的人，任何时候，他都能够立刻找到自己所需要的东西。
虽然不少人都认为，所谓“整理”这样的事情，应该交给秘书去办，当社长或是干部的，不需要具备什么“整理能力”。然而事实并非如此。其实，“整理能力”乃是对CEO等管理层来说最重要的能力之一。如果不能将呈现在自己面前的令人眼花缭乱的事物进行很好的“整理”，那么还怎么能够做出理智而清晰的判断，还如何静下心来思考，还怎样想出新的idea？
金会长会什么时候下班，看看他的桌子就知道了。如果桌上只剩下那台电话机，那他就是要下班了。如果桌上堆满了文件，今天看不完了，那他也一定会把这些文件收好了才走。
又比如，假如他下午2点要出去开会，而在出去之前他已经把桌子收拾得干干净净了的话，那就表示他下午不会回来了。
每当他要出差时，总是把自己的办公室搞得“家徒四壁”一般。桌子上干干净净，一页文件、一张便条都找不到。
有一次，我看着空空如也，只有一台电话机的桌子，忍不住对会长说道：“您这也收拾得太彻底了吧！”，他答：“事儿都处理完了，桌子不清干净干嘛？”的确，不管是从前还是现在，每次要出远门时，他总是要把所有的事情都处理完，这才安安心心地走，免得心里老惦记着什么事，出差也不踏实。
速度乃是审批的生命线
还有一点，会长在审批文件时，从不拖拖拉拉。审批最重要的原则，就是要“速决”。凡是已经审批好的文件，决不会在秘书室有丝毫的停留，而是会立刻交到相关负责人的手中，或是立刻电话通知对方审批的结果。否则，后果将不堪设想。
如果遇到报告内容不够翔实，或是层次不明、内容混乱，无法做出决策的情况，会长就会批示“重新整理”“点明重点”“加以补充”，然后把报告交回给负责人。而我，则会将会长的这些批示一一记录下来，然后随时与相关负责人确认进展情况。
如果因为某些特殊原因，导致会长对某件事悬而未决，那我便会记录下未决的原因和会长的进一步指示。如果遇到负责人没有按照会长的指示把事情按时办好的情况，我也会毫不留情地将负责人叫过来加以督促。
刚开始做秘书时，当我干了一两回这样的事之后，便觉得有必要把会长的各种指示专门整理成一个清单，这样便于随时确认每件事的完成情况。这样做还有一个好处，那就是每次会长想要确认什么事的时候，不用非要打电话叫负责人过来，有时候看一看我的清单就一目了然了。
因为我的上司就是个善于整理的人，所以我在这方面更是不敢怠慢。每次开会之后或是出门之前，我要做的第一件事便是整理会长的桌子。从桌子左端开始，把各种文件按照待审批的材料、电子邮件、传真、书信的顺序分门别类，一一整理好。紧急的文件则会做上特别的标记单放出来。
对于那些需要回信的内容，如果是我力所能及的，我都会帮会长打好回信的草稿。这也是为了尽可能地减少会长处理文件的时间。如果不分类整理，而是不管三七二十一将文件一股脑儿堆到上司面前，那么面对杂七杂八堆积如山的文件，上司甚至都不知道该从何看起。
每天早上，放在领导桌上的，都应该是新的需要审批的资料、报告书、便条等等。任由昨天的文件原封不动地摆在那里是不可取的，因为对于企业来说，现在和未来比过去更为重要。昨天的东西留到今天再来处理，那无异于在浪费时间，是毫无意义的。
不管怎么说，秘书最重要的工作就是尽可能为上司节省出更多的时间。就算是1秒钟，也不要让上司虚度，只有这样地争分夺秒，才能为企业创造出更多的效益。为此，但凡上司的事情，都要想办法为他分担一些，减少他的工作量。“整理”便是为上司挣出时间的最基本的办法。
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24小时待命的职业玩家（1）
我每天的作息通常是从前一天的夜里开始的。每天早上6点就要出门上班，所以基本上也没时间给丈夫和孩子做早饭。所以我每天出门前都会提前把饭桌收拾好，然后把丈夫要穿的衣服也准备好。不然的话，性格马虎的丈夫出门时肯定又要丢三落四的。
到了公司之后，我会为会长整理一份一目了然的当天日程，然后用最快的速度查看一遍会长的电子邮件。整理这几十甚至上百封邮件，比想像的要费时得多。删除垃圾邮件，然后把剩下的邮件按照重要邮件和不太重要的邮件归类，一看钟，不知不觉已7点10分了，会长已经该来上班了。然后我会给会长泡上一杯茶，然后花5分钟左右的时间把当天的日程汇报一下。之后，会长便会对我下达当天的业务指示。这时差不多7点半了，我和会长便会到休息室开始学习外语。
8点半左右，我便坐在秘书室内，开始一天的工作。接电话、安排会议日程、为会长要参加的研讨会准备资料等等。一天24个小时显得好不够用。如果哪天要外出办事的话，那么回来之后还得处理堆积下来的工作——准点下班？想也别想咯。
下班后也满脑子都是工作上的事
相信职场人都会有这样的感受，上午计划好的事情，下午要按计划执行并不那么容易，因为中间会发生无数的偶然事件，打乱你的计划。
我的工作也是如此。一天之内，经常会接到一些火急火燎地指示，等把这些事情办完了，才发现，本来下定决心今天一定要搞定的事情甚至连着手的时间都没有。于是乎，要么加班，要么把材料带回家在家里加班……
下班之前，我还会再研究一遍第二天的日程安排，反复检查日程是否合理、要办的事情是否都排在日程里了、有没有什么落下的事情。比如，第二天要开经营战略会议的话，我便会跟会长打招呼让他8点前就要来。若是第二天要到外地出差，那么我便会根据火车的出发时间看看是否要为会长准备路上吃的三明治。如果火车是午餐时间开，那就给他准备便当。
下班之前，我还会再检查一遍会长的桌子。一边看看会长有没有什么落下的东西，一边顺便帮着简单清扫一下桌子。毕竟，会长是爱干净的，所以我也总会帮着把他的桌子收拾干净。
最后我会检查一下自己的日程。先是看看有没有今天必须做但是漏掉或是忘掉了的事情。然后，对于明天要做的事情，也预先作个计划。
就算是坐在回家的车上，我的脑子也一刻都闲不下来。需要会长回复的那些文件要怎样帮会长打草稿，上次会长去出差时一路上照顾他的朋友该送些什么谢礼，今天第一次带会长去的餐厅是否合他的意……如果一不小心发现手机上有一个未接来电，我的第一反应也是会长打来的，于是赶紧查看。
有的人为了下班后不接公司打来的电话，手机直接关机——不过对于CEO的秘书来说，这种做法是相当不专业的。下班后CEO还有事找你帮忙，其实是件好事——它能证明CEO有多信任你。
如果CEO不喜欢某个部下，平时都懒得联系他，那么你也不可能在这个公司长期待下去的。作为部下，特别是直属的秘书，一定要让上司觉得吩咐自己办事很方便、很顺手，这样才算是称职的部下、秘书，这样才能获得上司的信任。
会长出国出差时，我更是只有废寝忘食了。毕竟，工作是没有时差的，所以，不管在韩国是几点钟，所有的资料，必须按照当地的时间准备好。这可真是不折不扣的24小时全天候啊。。 最好的txt下载网
24小时待命的职业玩家（2）
我就这样每天24小时，一个月30天，一年12个
